Assistant(e) de projets culturels et événementiels

Saint-André-lez-Lille mène une politique culturelle participative et accessible à tous, basée sur le patrimoine local et le soutien aux associations.

Dans ce cadre, l’assistant(e) de projets culturels aide la chargée de mission au quotidien : il/elle gère l'administratif du service, fait le lien avec les partenaires et organise en autonomie les événements culturels de petite ampleur.

Vos missions : 

1. Appui administratif au service Culture

  • Organiser et actualiser les tableaux de suivi du service et des manifestations ;
  • Préparer les dossiers administratifs liés aux actions culturelles : devis, bons de commande, conventions, contrats, déclarations, etc. ;
  • Assurer le suivi administratif des relations avec les associations, artistes, prestataires et partenaires ;
  • Participer au suivi budgétaire des manifestations et mettre à jour les outils de suivi ;
  • Préparer les éléments nécessaires aux réunions et aux bilans des actions.

2. Appui à l’organisation des manifestations culturelles

  • Participer à la préparation des manifestations en lien avec la chargée de mission ;
  • Assurer, sous son autorité, le suivi opérationnel de manifestations de moindre ampleur ;
  • Élaborer et suivre les rétroplannings et check-lists des actions qui lui sont confiées ;
  • Coordonner les échanges avec les services municipaux et les partenaires pour les aspects pratiques de l'organisation ;
  • Participer à l’accueil des artistes, intervenants, associations et publics ;
  • Assurer une présence lors des manifestations confiées et veiller à leur bon déroulement ;
  • Réaliser les bilans et retours d’expérience des actions suivies.

3. Soutien aux actions culturelles et à la relation aux publics

  • Participer à la mise en œuvre des ateliers, actions de médiation et animations culturelles ;
  • Assurer le suivi des inscriptions et des relations avec les participants ;
  • Préparer les supports et documents nécessaires aux actions ;
  • Participer à la diffusion des informations auprès des publics et partenaires ;
  • Gérer, en lien avec la chargée de projet, l’accueil des artistes ;
  • Contribuer à la valorisation des actions culturelles en lien avec la Direction de la Communication.

COMPÉTENCES REQUISES

SAVOIRS

  • Intérêt pour le secteur culturel et événementiel ;
  • Notions en matière d'organisation de manifestations ;
  • Notions de gestion administrative et budgétaire ;
  • La connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale est un plus ;
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SAVOIR-FAIRE

  • Maîtrise des outils bureautiques ;
  • Capacités rédactionnelles et bonne expression orale ;
  • Capacité à organiser et suivre plusieurs tâches simultanément ;
  • Capacité à élaborer et actualiser des tableaux de suivi ;
  • Capacité à assurer le suivi administratif de dossiers ;
  • Capacité à travailler avec différents interlocuteurs internes et externes.

SAVOIR-ÊTRE

  • Rigueur et sens de l'organisation ;
  • Réactivité et capacité d'adaptation ;
  • Sens du service public ;
  • Qualités relationnelles ;
  • Goût du travail en équipe ;
  • Discrétion et respect de la confidentialité.

Conditions particulières

  • Temps complet.
  • Horaires irréguliers liés aux manifestations.
  • Présence régulière en soirée et le week-end.